Preguntas Frecuentes del Anexo Transaccional (actualizado a Enero 2007)

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Instructivo Básico sobre Anexo Transaccional
Estimado contribuyente:
Ponemos a su disposición el presente instructivo de ayuda referente al DIMM ANEXO TRANSACCIONAL en donde usted encontrará ejemplos prácticos y claros que esperamos sea de su ayuda. Para una correcta comprensión se han distribuido por módulos (compras, ventas, importaciones, exportaciones, fideicomisos, tarjetas de crédito, rendimientos financieros, comprobantes anulados y casos especiales), datos de manera general y ejemplos varios.

INDICACIONES DE MANERA GENERAL
· Al ingresar los datos del contribuyente que declara (informante) debemos considerar que todos los campos son obligatorios, excepto el número de Fax.
· Para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad que tengan la obligación de presentar este anexo (Exportadores o Contribuyentes con autorización para Autoimpresores), deberán registrar su propio RUC en el campo “RUC del Contador”.
· Se pueden elaborar anexos desde el año 2000, y los códigos y porcentajes de retención aparecerán según su vigencia.
· En el programa la opción “Aceptar” solamente permite hacer una validación rápida del registro y subirlo a la grilla respectiva, pero NO permite grabar directamente al archivo xml. Por eso, al ingresar cada registro, primero se debe hacer clic en aceptar y con esto se valida y se sube a la grilla de visualización. Luego de haber ingresado ciertos registros, por ejemplo, después de subir unos 20 registros, se presiona “Grabar” y en ese momento se graba la información ingresada en el archivo.
· Al ingresar una transacción en los registros de Compras y Ventas que graben IVA, se debe identificar el monto de IVA Bienes y el monto de IVA Servicios exista o no retención de IVA.

Por ejemplo, si fue entre contribuyentes especiales no hay retención. Escogerá en porcentaje de retención 0%, pero obligatoriamente se debe identificar los montos de IVA bienes y servicios.

ERRORES COMUNES DE VALIDACIÓN

ERROR 1:
Motivo: Se debe a que en el casillero porcentaje de IVA se ha escogido “0”; lo correcto es registrar el porcentaje 12% (código 2), aún cuando el registro sólo tenga base imponible 0%.

Solución 1:
Validar el archivo en la versión 2 del DIMM ANEXO TRANSACCIONAL y corregir los porcentajes de IVA uno por uno.

Solución 2:
Abrir el archivo en bloc de notas y desde la opción REEMPLAZAR ingresar: 0 por lo correcto que es: 2 tal como muestra la figura:

Una vez que hemos reemplazado simplemente guardamos el archivo y automáticamente con eso se corrigen todos los registros.

ERROR 2:

El elemento “IdFiscalProv” contiene un valor inválido de acuerdo al tipo de datos.

Se debe a que en la identificación de un proveedor (en compras o importaciones) se ha ingresado un signo o un espacio. Este casillero sólo acepta números en el caso de Compras y números y letras en el caso de Importaciones.

ERROR 3:

El archivo fue cargado y tenemos impresa la confirmación de recepción pero al revisarlo después de las 48 horas no aparece ni validado ni con errores

Motivo: Al momento de asignarle un nombre al archivo XML NO se debe asignar nombres con eñes (ñ), puntos (.) o cualquier otro caracter especial, lo que implicaría que al momento de subirlo por Internet se perdería la información, sin dejar rastros de la subida incorrecta o correcta.

· Es aconsejable que al momento de instalar el software del DIMM Anexo Transaccional, se lo realice con un perfil de administrador del equipo, para asegurar que el proceso termine correctamente.

· Debido a múltiples inquietudes respecto a cómo reportar en el formulario 104 y en el Anexo Transaccional las compras con tarifa 0% y 12%, nos permitimos recordarle que:

Toda compra o adquisición local gravada 0% ó 12% que se respalde con nota de venta, u otro comprobante que no sustenta crédito tributario, y que soporte costos y gastos, se informará en los campos 619 ó 649 del formulario 104; y en el Anexo Transaccional se reportará bajo tipo de sustento tributario códigos 2,4,5 ó 7 según corresponda.

Toda compra o adquisición local gravada 0% que se respalde con factura, liquidación de bienes o prestación de servicios, u otro comprobante que sustenta crédito tributario, se informará en los casilleros 601, 603 ó 605 del formulario 104, y en el Anexo Transaccional se reportará bajo tipo de sustento tributario códigos 1, 3 ó 6 según corresponda.

Toda compra o adquisición local gravada 12% que se respalde con factura, liquidación de bienes o prestación de servicios, u otro comprobante que sustenta crédito tributario, se informará en los casilleros 631, 633 ó 635 del formulario 104, y en el Anexo Transaccional se reportará bajo tipo de sustento tributario códigos 1, 3 ó 6 según corresponda.

RESPECTO A RETENCIONES
En este módulo se deben registrar cada una de las retenciones efectuadas.

· En Concepto AIR se permite en el módulo de Compras, el ingreso de hasta 10 diferentes códigos de retenciones, y en el módulo de ventas, el ingreso de hasta 15 diferentes código de retenciones en el mismo registro

Ejemplo:
Si tengo un solo comprobante de retención en la cual están dos retenciones con diferente código, al generar el archivo xml se crea un solo registro por comprobante de venta y en el concepto AIR se reportan todos los códigos.

Por cada retención se crea un TAG en el archivo XML

· En caso de asumir retenciones en la fuente por compras realizadas se deberá emitir un comprobante de retención aunque no lo entregue. Esos datos serían los que se ingresen en el programa Anexo Transaccional.

· Los valores por los que no efectúa retención debe registrarse bajo el código 332 (Otros bienes y servicios no sujetos a retención).

· Para compras con tarjetas de crédito donde Usted no efectúa la retención, sino la emisora, se reportará en la parte de renta el gasto respectivo bajo el código 334 (Pago con Tarjeta de Crédito), digitando el porcentaje correcto, en este caso 0.00.

· El programa no valida la numeración de los comprobantes de retención, se puede ingresar un mismo comprobante sobre facturas diferentes (Proveedores), principalmente si consideramos que los Contribuyentes Especiales pueden emitir un mismo comprobante para varias facturas. El comprobante de retención no es un factor a considerar para duplicidad de registros. Si un contribuyente ingresa el mismo comprobante de retención en diferentes facturas, de diferentes proveedores, el programa no indicará error, es responsabilidad del mismo contribuyente a quien posteriormente le notificarían por su inconsistencia.

· Existen facturas por Servicios de Hotelería, en la cual se incluye el 10% de servicios, se le debe considerar un código de retención?.
Según el reglamento respecto de las propinas indica:
Art. 117.- Base imponible en la prestación de servicios.- Para la determinación de la base imponible en la prestación de servicios, se incluirá en ésta el valor total cobrado por el servicio prestado. La propina legal, esto es el 10% del valor de servicios de hoteles y restaurantes calificados, no será parte de la base imponible.
Por tanto, las propinas no son parte de la base imponible para retenciones y nos informarían en el anexo como base 0 % y en el concepto AIR bajo el código 332 (otros bienes y servicios no sujetos a retención).

* En las facturas de Seguros y Reaseguros, se retiene el 0,1% del valor de la prima facturada y se aplica el código 322, al resto de los valores incluidos por concepto de impuestos no se considera código de retención. En la base imponible se registra el valor de la prima (el 10% del contrato) y la retención es el 1% del valor de la prima. Por tanto, se termina reteniendo el 1 x mil del contrato, pero tanto en la declaración como en el anexo nos ingresan en la base el valor de la prima y en retención el 1% de la prima.

MÓDULO COMPRAS

En este módulo se ingresa cada comprobante de venta válido recibido.

· En el registro de Compras se tienen tres fechas:

· Fecha Emisión: esta es la fecha en la cual se emitió el comprobante. Es decir si realizo mi Anexo Transaccional (AT) del mes de Febrero 2006, puedo tener comprobantes desde febrero o inclusive de fechas anteriores por ejemplo enero (suponiendo que me lo emitieron el último día del mes).
· Fecha Registro: Esta es la fecha de registro contable, es decir cuando la empresa efectivamente registró ese comprobante que le emitieron con anterioridad. Esta es la fecha que dará el parámetro para reportar el período, y debe ser mayor o igual a la fecha de Emisión del comprobante de venta. Por ejemplo si estoy realizando el AT del mes de Febrero 2006, la fecha de registro será entre el 1 de febrero hasta el 28 de febrero del 2006.
· Comprobante de retención.- Fecha Emisión: es la fecha en la cual se emitió el comprobante de retención, sea de IVA o Renta. Esta fecha debe ser mayor o igual a la de registro, no necesariamente a la de emisión.

· Los tickets de peaje y notas de venta SÍ son documentos válidos y deben ser ingresados en el Anexo Transaccional. Este comprobante es sustentable para descontar costos y gastos, sin que se identifique al adquiriente pues de acuerdo a la ley es deducible todo pago de tasa. No será aplicable para crédito tributario.

· Toda nota de crédito y débito debe estar relacionada a un documento de venta válido. Por ejemplo si es una n/c o n/d de un descuento, debe ser de alguna factura previa; de igual forma si se trata de interés debe ser sobre alguna factura recibida.

· Cuando existe una sola nota de crédito y se han modificado más de un documento, generalmente pasa en compañías que manejan muchas transacciones (miles) en el año, se ingresa un registro de la nota y solo se ingresa en Comprobante Modificado el comprobante más representativo.

· Cada empresa maneja un fondo rotativo o de caja chica, para efectos de pagos al mensajero del transporte diario o taxis y varios. Si no tienen comprobantes que cumpla los requisitos no lo ingresan en el anexo transaccional.

· En el anexo transaccional se ingresarán dos registros que se diferencian por el tipo de sustento cuando una parte corresponde al crédito tributario y otra a gasto detallados en una misma factura o comprobante válido.

· En caso de que una transacción al exterior se realice por correo electrónico se puede respaldar la transacción con una liquidación de compra. Para transacciones locales vía correo electrónico va la factura respectiva.


MÓDULO VENTAS

En este módulo se ingresa la información consolidada por cliente.

* Se emiten seguros para el exterior pero toda la transacción se realiza por correo sin otro documento, se debe ingresarlo en el Anexo transaccional y emitir una factura a nivel local para que se sustente esa venta y se la reporte en exportaciones o ingresos del exterior.

· Cuando se realiza una venta y el pago se recibe con tarjeta de crédito primero reporta en un registro la venta a su cliente, y en retenciones se escoge el código 334 digitando el porcentaje 0.00.

Cuando le realice la retención la emisora de tarjeta de crédito, en otro registro solo informa las retenciones efectuadas con el código 334 y digitando el porcentaje correcto, en este caso 1.00.

· En el módulo de ventas se pueden ingresar las ventas separadas de las retenciones. Por ejemplo, hay casos como Andinatel, en donde las retenciones de impuesto a la renta que les efectúan, no se registran en el mes que se facturan, sino al mes siguiente con la recaudación, en este caso se debe crear un registro en blanco haciendo referencia al RUC original y el comprobante de retención:

Ejemplo:

Comprobante Original, sin retención. Mes de Enero 2006

Comprobante en blanco incluida la retención. Mes de Febrero del 2006

· Los ingresos que perciben las instituciones financieras por la recaudación de impuestos es de hasta 0.50 centavos. Son tarifa 0% porque se consideran como servicios financieros prestados, y se reportan como Ventas al Consumidor Final.

· Los campos de IVA y retención presuntiva solo se presentan en ventas.

MÓDULO IMPORTACIONES

· Si existe una importación en la cual se importó bienes y servicios, debe ingresar dos registros porque para bienes tiene un refrendo y para servicios no lo tiene.

· En lo que es gastos de viaje en el exterior (estadía, alimentación etc), cuando son gastos nacionales tienen un código 5 de sustento denominado: LIQUIDACION DE GASTOS DE VIAJE A NOMBRE DE EMPLEADOS Y NO DE LA EMPRESA. Al ser gastos extranjeros informa en IMPORTACIONES O PAGOS AL EXTERIOR


MÓDULO EXPORTACIONES

· Para las exportaciones de bienes donde no se posee REFRENDO, debe ingresarse bajo el concepto Serv_FlorArt (Servicios – Flores – Artesanías), escogiendo en tipo de comprobante FORMULARIO UNICO DE EXPORTACIÓN y en la Identificación Fiscal del Cliente ingresará los datos del FUE.

Valor Fob. Valor del Comprobante.- En su caso, al reportar el servicio prestado al exterior el valor que se ingresa en VALOR COMPROBANTE debe ser el mismo del VALOR FOB. En ese grupo se ingresa sólo datos si el comprobante fuese una factura.

MÓDULO TARJETA DE CRÉDITO

· Cada reporte de tarjeta de crédito tiene un Recap y cada uno su respectivo comprobante de retención, considerando que la empresa emisora podría ser contribuyente especial, existiría un solo comprobante de retención para varios Recaps.

MÓDULO RENDIMIENTOS FINANCIEROS

· En Rendimientos Financieros solo se ingresan los datos de serie, secuencial, autorización y fecha de emisión de un comprobante de retención, aún cuando se hayan emitido más de uno, en ese caso en el Concepto AIR se registran todos los códigos y valores respectivos pero en los datos del comprobante de retención solo se detalla el de mayor representación; y de ser iguales se ingresa cualquiera de ellos.

· Los Interbancarios son préstamos a corto plazo que se dan entre banco del cual se genera un rendimiento que de acuerdo a la ley entre instituciones financieras, en el anexo transaccional utilizarían este código: 323K RENDIMIENTOS FINANCIEROS ENTRE INSTITUCIONES FINANCIERAS.

· Total depósito: Valor depositado sobre el cual se generará el rendimiento financiero, al cual se le efectuará la retención.

· Base imponible: se refiere al valor al cual se le hará la retención. Es decir el valor del rendimiento financiero generado en la transacción.

· Es importante resaltar que esta parte aplica para quienes en su calidad de agentes de retención en rendimientos financieros deberán reportar al SRI el detalle de los rendimientos generados a sus clientes y las retenciones que aplicaron según sea el caso.


MÓDULO FIDEICOMISOS

· Los Fondos y Fideicomisos se reportan también en el anexo transaccional. Cada empresa dentro de la Administradora de Fondos y Fideicomisos, con su RUC independiente informará lo que cada una haga, es decir, compras, ventas, importaciones, exportaciones, rendimientos, tarjetas y fideicomisos según ellos realicen o no esas actividades.


MÓDULO COMPROBANTES ANULADOS

· Comprobantes Anulados.- se ingresa el comprobante en el mes en que lo anulan. Se puede ingresar por grupos en caso de ser comprobantes de la misma autorización y siempre y cuando sean secuenciales consecutivos anulados el mismo día. De no ser así debe ingresarse uno por uno.


EJEMPLOS DE CÓMO INGRESAR CASOS ESPECIALES

· Contribuyente pregunta: El caso de las facturas de Porta, se le retiene el 1% del subtotal factura y se aplica el código 331, en estas facturas se incluyen el impuesto Ice y asistencia inmediata, nosotros no le estamos considerando código de retención.
Respuesta: Si cumplen como agente de retención en la factura de compra está correcto el registro con el código 331 sobre la base imponible que si se efectuó retención. Los valores por los que no efectúa retención debe registrarse bajo el código 332 (otros bienes y servicios no sujetos a retención). No debe ser considerado el valor de ICE debido a que es un impuesto y no se considera para la base imponible

· Como funciona el proceso de convenios de débito y como se va a ingresar en Anexos?. Por ejemplo Empresa XY contrata TVcable y paga el servicio a través de Produbanco.

o Como informa el cliente (XY): En el registro de compras, ingresa el registro de la compra realizada a TVcable como proveedor. A pesar que no hace las retenciones, va a ingresar los datos que el banco le da haciendo y en el concepto de retención en renta utiliza el código 333 CONVENIO DE DEBITO O RECAUDACIÓN, llenando solo la base imponible para identificar el gasto. Porcentaje de retención y valor retenido informará en cero.
Como informa el proveedor (TVcable): En el registro de ventas, ingresa el registro de la venta realizada al cliente XY con su identificación, sin retenciones. Como el banco es quién le efectúa la retención ingresa en otro registro la identificación del Banco, y solo informa en la parte de Retención en la Fuente de Impuesto a la Renta utilizando el código 333 CONVENIO DE DEBITO O RECAUDACIÓN, reportando los valores de retención y base imponible que le realizaron. Es decir termina ingresando dos registros: uno de su cliente (sin retenciones) y otro por el agente de retención (banco) donde solo reporta las retenciones.

Primero reporta en un registro la venta a su cliente, sin retenciones:


En otro registro solo informa las retenciones efectuadas por la Institución Financiera con la que tiene el convenio de recaudación y quien le realizará las retenciones respectivas. En este registro escogerá el concepto 333 y digitará el porcentaje de retención, en este caso 1.00:

Como informa el Banco (Produbanco): En el registro de compras, ingresa el registro acumulado al mes como que fuera una compra, y en los casillero de serie, secuencial y autorización completa con 9, ese registro se ingresa con código 00 de No aplica (en la parte de sustento), y reporta al igual que el cliente, es decir, los datos del pago efectuado y las retenciones correspondientes acumuladas en un registro por la totalidad del pago y retención realizada al proveedor del servicio. En la parte del concepto de retención en renta utiliza el código 333 CONVENIO DE DEBITO O RECAUDACIÓN y digitará el porcentaje de retención, en este caso 1.00:

Retenciones

· Registro por concepto de Reembolsos:
Si usted es el intermediario:
Debe registrar la compra con código de sustento 8 y el tipo de comprobante de venta que le corresponda, excepto 41. Debe realizar las retenciones que le corresponda. Solo el intermediario puede utilizar el sustento 8.
Para registrar esta transacción en el formulario 104, reportará los valores cancelados por reembolso en el casillero informativo 607 si es tarifa 0% ó en el casillero 637 si es tarifa 12%.

Debe registrar la venta con comprobante 41 como tarifa 0% sin retenciones.
Para registrar esta transacción en el formulario 104, reportará los valores acreditados por reembolso en el casillero informativo 509 (tarifa 0%).

Para registrar los ingresos por concepto de reembolso en el formulario 101, reportará los valores en el campo 610 (Informativo), de manera que tengan un efecto cero y no sean considerados en la suma total de ingresos campo 699.

De igual forma en los campos 758 y 759, se ingresarán los gastos a ser reembolsados locales y al exterior, como Informativos, de manera que no sean considerados en el Total de Costos y Gastos, campo 799.

Si usted es quien reembolsa y sustenta el gasto como propio:

Debe registrar la compra con código de sustento 2, 4, ó 7 y el tipo de comprobante 41. No debe realizar las retenciones y es tarifa 0%.
Para registrar esta transacción en el formulario 104, reportará los valores cancelados por reembolso a su intermediario en el casillero 619 (tarifa 0%).

Ejemplo:
Luis Torres (intermediario RUC 1715309504001) compró al señor Juan Pérez (RUC 1713657334001) unas compras a nombre de un tercero (Pedro García) por un valor de $100.00 + IVA

COMPRA REPORTADA POR EL INTERMEDIARIO (1715309504001)
Le reembolsa al señor Pedro García (RUC 1002432493001) como venta 0%, mediante la figura reembolso de gastos.

VENTA REPORTADA POR EL INTERMEDIARIO (1715309504001)

El señor Pedro García (reembolsante) quien realmente asume el gasto informa en su compra así:

COMPRA REPORTADA POR EL REEMBOLSANTE

· Una compañía realiza una liquidación por gastos de viajes a su empleado esa liquidación se ingresa en el anexo transaccional?

Si tiene facturas de hoteles y transporte por ejemplo a nombre del empleado y no de la empresa, existe un código en la tabla 3 del sustento que indica este tipo de transacción y debe ingresar c/u de las facturas, porque corresponden a una compra.

· Consulta por desfase en fecha de corte
En algunos casos el vendedor no acepta la retención de IVA, debido a problemas relacionados a fechas de corte.
El vendedor emitió y declaró su factura en el mes corriente (en el ejemplo a continuación, el mes corriente es el mes de febrero), y el comprador recibió y contabilizó la factura emitida por el vendedor, en el mes siguiente (para el ejemplo, en el mes siguiente que es el mes de marzo).
Según el ejemplo expuesto a continuación, existirían inconsistencias entre los anexos del vendedor y del comprador por el mes, con lo cual consultamos como deberíamos informar estas inconsistencias en los anexo:

Existe actualmente inconsistencia entre contribuyentes con facturas que son emitidas por el vendedor con los últimos días del mes pero que al comprador le llegan y se contabilizan los primeros días del siguiente mes.
En este caso la fecha de la venta y por ende la de factura sería de febrero pero la retención se emitirá, contabilizará y cancelará, con fecha de Marzo.
El vendedor no acepta esta retención por que debe reportar crédito tributario por la retención del IVA en su declaración del mes de Febrero.

Respuesta:
La ley le otorga al comprador 5 días para emitir el comprobante de retención.En el anexo se piden 2 fechas: la de emisión y la de registro, el sistema permite ingresar un comprobante del mes anterior en FECHA DE EMISION, es decir que no existiría inconsistencia.

El vendedor esta en la obligación de recibirle el comprobante de retención ya que se encuentra dentro de los plazos. Ahora si el vendedor quisiera que el comprobante de retención tenga fecha de febrero le sugerimos que se la envíe por fax y le haga llegar la factura física lo más pronto posible.
En el caso de que no se pueda entregar el comprobante de retención en el mismo mes de la venta que se realizó, el sistema le permite ingresar por ejemplo: la venta se dio en enero, la reporto en enero como venta sin retenciones. La retención la efectuaron en febrero, se ingresa nuevamente la venta en febrero pero solo en la parte de retenciones, identificando al cliente en el mes que se dio la venta. De hecho, el vendedor solo usará ese crédito tributario en el mes en que le entregan el comprobante de retención.

· Para informar la RETENCION PRESUNTIVA EN COMBUSTIBLES que le efectuaron procede de la siguiente forma:

En la parte de COMPRAS ingresa el detalle de la factura sin retenciones (por que las retenciones que le efectuaron se informan en ventas como presuntivas)

Para informar las retenciones que le efectuaron, lo hace en la parte de VENTAS. En este registro solo informa las retenciones que le efectuaron (0 en comprobante de ventas emitidos), señalando SI en el campo de RETENCION PRESUNTIVA:

Para informar la RETENCION PRESUNTIVA EN COMBUSTIBLES que Usted efectuó procede de la siguiente forma:

En la parte de VENTAS, solo informa las retenciones que efectuó escogiendo en tipo de comprobantes: DOCUMENTO AGENTE DE RETENCIÓN COMBUSTIBLES.

Señala en el campo de RETENCION PRESUNTIVA e IVA PRESUNTIVO con la opción SI.

En la parte de retenciones ingresa los valores tanto de IVA como de Renta, que procedió a retener (bases imponibles y valores retenidos).

Documento original en : http://descargas.sri.gov.ec/download/anexos/transaccional/Consultas_Transaccional.doc